AIDA — Plataforma Empresarial de Cumplimiento Tributario
Una reconstrucción de 7 meses de un frágil proceso tributario en VBA/Excel, convertida en una plataforma que concilia más de un millón de filas
El cumplimiento tributario es el tipo de problema que crece en silencio hasta que la hoja de cálculo que lo sostiene se convierte en el punto único de falla. Ahí estaba esta empresa: su conciliación del IVA vivía en un solo libro de Excel unido con macros de VBA, mantenido por una sola persona que lo entendía.
AIDA lo reemplaza — una plataforma que extrae datos de SAP Business One, Procore, la API de facturas Xtract, el feed GTI del gobierno y el servicio de tipo de cambio del Banco Central de Costa Rica, y luego concilia ventas, compras e importaciones en los seis reportes que espera la autoridad tributaria.
Un desarrollo de 7 meses, ejecutado de principio a fin: estrategia, arquitectura y cada línea del motor tributario. ~1,044 commits, 1,100+ pruebas automatizadas.
El problema
La empresa procesaba transacciones financieras de alto volumen y dependía de un solo libro de Excel unido con macros de VBA para la conciliación y el reporte del IVA. El libro lo mantenía una sola persona que lo entendía.
El proceso era propenso a errores y lento — generar un reporte tomaba días, y los errores de conciliación implicaban una exposición financiera real. Las herramientas comerciales no podían modelar las reglas específicas del IVA costarricense, los datos multifuente (SAP + Procore + Xtract + GTI + tipos de cambio bancarios) ni las jurisdicciones en las que se reportaba. A medida que crecía el volumen de transacciones, el libro dejó de escalar con él.
El enfoque
La plataforma se construyó alrededor de un solo dominio: la conciliación del IVA. Un backend en FastAPI con 21 routers; un motor de reportes de casi 5,000 líneas que refleja las reglas tributarias de la macro original; un conector SAP de 3,900 líneas que mantiene los datos del ERP fluyendo hacia las tablas de conciliación.
La capa de datos es PostgreSQL con stored procedures, funciones y triggers (los cambios de esquema se entregan como SQL idempotente — 'ADD COLUMN IF NOT EXISTS', 'CREATE INDEX IF NOT EXISTS' — no migraciones de Alembic, porque el DBA necesitaba revisar cada cambio). Redis actúa como broker de Celery y como canal pub/sub para notificaciones en vivo. Los workers de Celery ejecutan extracciones programadas, ingesta de correo y trabajos de conciliación de larga duración. Un pequeño servicio en Go actúa como proxy de la API de facturas Xtract.
La autenticación es JWT con bcrypt, con migración automática desde contraseñas heredadas en texto plano en el primer inicio de sesión, para no obligar a los usuarios existentes a restablecer su contraseña. El dashboard es Next.js con MUI y Data Grid, exportación a Excel y actualizaciones en tiempo real por WebSocket.
La conciliación misma se ejecuta en dos niveles (L1 participación, L2 limpieza en cascada) con una verificación de conservación de montos («bucket-conservation») que señala cuando montos que deberían cancelarse entre sí no lo hacen — exactamente la clase de error silencioso que la macro antigua ocultaba.
El resultado
La generación de reportes pasó de días a minutos. La plataforma concilia 1,046,888 filas de importación más ventas y compras en 19 categorías tributarias y emite las seis hojas que espera la autoridad tributaria. Una prueba de golden-snapshot concilia cada reporte contra la referencia heredada en Excel, de modo que ninguna regresión pueda llegar a producción en silencio.
La verificación de cumplimiento calificó la plataforma con 87% (A-) frente al libro de referencia; las brechas restantes corresponden a ambigüedad preexistente en los datos de origen, no a defectos del motor. La suite mantiene 1,100+ pruebas automatizadas y el sistema corre en producción hoy.
Conclusión clave
El cumplimiento tributario empresarial no es un problema de propósito general. Es un problema profundo, de un solo dominio, que premia a los ingenieros que entienden las reglas de principio a fin — y castiga al equipo que solo entiende el framework.
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